Informationen für OVERSO-Administrator:innen 

OVERSO-Update – Veränderungen für Administrator:innen durch neue Datenschutzmaßnahmen

Die Vereinsverwaltungsplattform OVERSO wurde im Bereich Datenschutz überarbeitet. In diesem Zusammenhang wurden Änderungen vorgenommen, welche die in OVERSO angelegten Administrator:innenkonten betreffen. Die Änderungen werden hier kurz skizziert.

Bestätigung der E-Mail-Adresse von Administrator:innen

Um sicher zu gehen, dass Sie als Administrator:in über die in OVERSO angegebene E-Mail-Adresse erreicht werden können, wird einmal jährlich (z.B. im Mai) eine Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse abgefragt. Erstmalig geschieht dies aktuell nach dem OVERSO-Update am 30.9.2024. Dafür werden Sie bei Ihrem nächsten Login aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Hierzu erhalten Sie anschließend eine E-Mail, in der Sie über einen Link bestätigen können, dass Ihre E-Mail-Adresse weiterhin aktiv ist. Ohne diese Bestätigung erhalten Sie keinen Zugang mehr zu OVERSO. Überprüfen Sie ggf. auch Ihren Spam-Ordner.

Für alle Nutzer:innen, die zukünftig eine administrative Rolle einnehmen, wird das Feld

„Benutzername“ zu einem Pflichtfeld, in dem die E-Mail-Adresse angegeben wird. Auch diese neuen Administrator:innen müssen ihre E-Mail-Adresse beim Anmeldevorgang bestätigen und erhalten dafür eine Verifizierungs-E-Mail.

Achtung! Nicht verifizierte E-Mail-Adressen erhalten keinerlei Informationen mehr, auch nicht zum Start der Bestandserhebungen o.Ä. Daher verifizieren Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse so bald wie möglich.

Einverständniserklärung zur Datenverarbeitung

In OVERSO werden personenbezogene Daten wie Namen, E-Mail-Adressen und Wohnorte gespeichert. Für die Verarbeitung (etwa eine Eintragung oder Änderung) dieser Daten ist das Einverständnis der jeweils betreffenden Person nötig. Als Administrator:in liegt es in Ihrer Verantwortung, dieses Einverständnis von bestehenden sowie zukünftigen Vereinsmitgliedern einzuholen. Zur Vereinfachung des Vorgangs finden Sie dafür bei Bedarf in der OVERSO-Hilfe einen Vordruck über die Einwilligung zur Datenverarbeitung, den Chormitglieder unterschreiben können – bei einer Neuaufnahme idealerweise direkt zusammen mit dem Aufnahmeantrag.

Nach dem OVERSO-Update am 30.9.2024 werden Sie bei Ihrem ersten Login erneut auf diese

Änderung hingewiesen. Sie bestätigen dann, dass Sie die Information zur Kenntnis genommen haben. Sollten sich zukünftig Änderungen an den Informationen ergeben, werden diese dann immer beim Loginverfahren angezeigt und müssen bestätigt werden. 

Angabe der E-Mail-Adresse als Benutzername

Da als Benutzername eine E-Mail-Adresse eingegeben werden muss, verschwindet das bisherige Feld

„E-Mail-Adresse“ innerhalb des Bereichs „Erreichbarkeit“ in den Profildaten der Administrator:innen. Falls dort bislang eine E-Mail-Adresse angegeben war, die nicht dem Benutzernamen entspricht, bleibt das Feld noch sichtbar, ist allerdings inaktiv und nicht mehr zu bearbeiten und kann nur noch von der/dem Vereins-Administrator:in entfernt werden.

Benachrichtigung per E-Mail über eine Aufnahme in OVERSO

Personen, für die in OVERSO neue Profile angelegt werden und für die ein Benutzername (E-MailAdresse) hinterlegt wird, erhalten automatisch eine E-Mail mit Informationen darüber, dass sie in OVERSO eingepflegt wurden, wer sie eingepflegt hat und wie sie sehen können, welche Daten von ihnen im System hinterlegt sind. Die Benutzer:innen können sich ein Passwort vergeben, um sich in OVERSO anzumelden. Auch bei einer Änderung der E-Mail-Adresse (Benutzername) wird zur Verifizierung eine E-Mail versendet.

Ausgabe der auskunftspflichtigen personenbezogenen Daten 

In OVERSO erhalten angelegte Personen Zugriff auf ihr persönliches Profil. Dort kann ein PDF generiert werden, das Auskunft darüber gibt, welche Daten zu der Person im System gespeichert sind. Die Geschäftsstelle des Deutschen Chorverbands kann in Ausnahmefällen für Anwender:innen, die keine E-Mail-Adresse und somit keine Möglichkeit zur Anmeldung haben, den DSGVO-Report für eine:n Anwender:in abrufen.

Aufnahme einer Person mit bestehendem OVERSO-Profil nur mit Einwilligung

Wenn ein Verein auf ein bereits vorhandenes, vereinsfremdes OVERSO-Profil zugreifen möchte, ist nun für die Freigabe des Profils und der damit verbundenen Daten die Einwilligung der jeweiligen Person erforderlich. Wenn für das OVERSO-Profil eine E-Mail-Adresse (Benutzername) angegeben ist, erfolgt eine Anfrage zur Übernahme des bereits vorhandenen OVERSO-Profils direkt per E-Mail an die Person. Die Übernahmeanfrage verfällt nach drei Wochen.

Wenn für das vorhandene OVERSO-Profil keine E-Mail-Adresse (Benutzername) angegeben ist, so muss die/der Administrator:in des anfragenden Vereins zunächst die E-Mail-Adresse in Erfahrung bringen und diese als Benutzername eintragen. 

Sichtbarkeit von Funktionsträger:innen gegenüber dem Mitgliedsverband / Kreisverband

Wird einer Person in OVERSO eine Funktion zugewiesen, so werden die personenbezogenen Daten der Person dem Mitgliedsverband und Kreisverband lesend zugänglich gemacht. Welche Arten von Funktionsträger:innen lesend zugänglich sind, wird durch den Mitgliedsverband konfiguriert. 

Administrator:innen erhalten bei der Zuweisung einer Funktion einen entsprechenden Hinweis und benötigen das Einverständnis der betreffenden Person. Es wird empfohlen, diesen Sachverhalt bei Bestandsdaten zu prüfen.

Sollten Sie Fragen oder Probleme haben, wenden Sie sich bitte an die/den folgenden Ansprechpartner:in Ihres Mitgliedsverbands:

Josy Ehret - Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Liebe Ensemble- und Vereinsvorsitzenden,
Liebe Vorsitzenden der Sängerkreise und Regionalchorverbände,

im Rahmen des Gemeinschaftsprojekts #zusammenSINGENzurEM mit der deutschen Chorjugend, dem Hessischen Sängerbund und anderen Chorverbänden in Deutschland suchen wir EURE Projekte.

Wir stehen in engem Kontakt mit dem Radiosender FFH und auch weitere Medien haben bereits bei uns angefragt. Alle sind sie auf die großartige Aktion #zusammenSINGENzurEM aufmerksam geworden und wollen dazu gerne breitgefächert berichten.
Hierzu brauchen wir nun EURE Hilfe!

IHR veranstaltet ein Fußball-Fest, initiiert einen Projektchor, plant eine große Fanchor-Aktion, oder weiteres? Dann lasst uns ganz zeitnah von eurer Aktion in Hessen wissen!

Wir sammeln die Infos und leiten sie an FFH und andere weiter, die euch dann vielleicht schon bald besuchen kommen und über EUER Vor-Ort-Projekt von #zusammenSINGENzurEM berichten.

Wir freuen uns, dass die Aktion Anklang findet und sind gespannt von euren Projekten in Hessen zu erfahren.
Lasst uns gemeinsam mit #zusammenSINGENzurEM unsere Hessische Chorlandschaft sichtbar machen!

Viele Grüße!

Eure
Hessische Chorjugend

i.A. Anna-Lena Schreier

Anna-Lena Schreier
Geschäftsstelle

Hessische Chorjugend e.V.
Mauerweg 25 | 61440 Oberursel
Telefon: 06171 9191162
Mobil: 0163 5157590
(Mo-Mi 9-13 Uhr + Do 9-17 Uhr)
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